Kluczowym momentem w rozwoju każdej firmy jest możliwość jak najszybszego oddelegowania kolejnych czynności nowym osobom. Czy to zlecając na zewnątrz, czy też poprzez zatrudnianie pracowników.

Powstaje też często dylemat czy zatrudniać wysokiej klasy eksperta, który oczekuje odpowiednio wysokiej zapłaty, czy też wyuczyć kogoś nie mającego wiedzy, ale za to za dużo mniejsze pieniądze? Jeśli wybierzesz to drugie, to będzie to wymagać sporo czasu na wprowadzenie nowej osoby do firmy.

Każdy kto już zatrudniał kogokolwiek, czy nawet delegował prace na zlecenie doskonale wie, jak dużo czasu trzeba często poświęcić na wprowadzanie nowych wykonawców w sposoby działania w naszych firmach. Za każdym razem z nową osobą od nowa.

Wszystko sprowadza się do tego, że przy każdej współpracy potrzebna jest komunikacja między ludźmi. Mniejsze lub większe wyjaśnienie jakie są twoje wymagania, potrzeby i w jaki sposób dotąd robiło się to w firmie. W tym miejscu dużą pomocą okazuje się wdrożenie w firmie komunikacji za pomocą instrukcji wideo.

Michael E. Gerber w książce “Mit przedsiębiorczości” pokazuje wzór na rozwój małej firmy w oparciu o budowanie systemów, czyli instrukcji postępowania dla każdego stanowiska w firmie. Pierwszy raz usłyszałem o tej metodzie od Wandy Loskot.

Wtedy jeszcze zajmowałem się przede wszystkim sprzedażą na Allegro. Od razu zrobiłem opis stanowiska sprzedawcy: jak sprawdzić konto bankowe, jak odnotować zamówienie, jak zrealizować zamówienie w programie do obsługi transakcji, jak wydrukować nalepki itd. Powstała kilkudziesięcio stronicowa drukowana instrukcja.

Pamiętam, że zajęło mi to wtedy wiele dni pracy. Trzeba było zrobić zrzuty z ekranów komputera z każdego stanu programu osobno. Dodatkowo zrobić strzałki na obrazkach. Poukładać w edytorze i napisać mnóstwo tekstu. Wtedy zrobiłem to głównie na własny i mojej żony użytek, która pomagała mi w tamtym czasie w przygotowywaniu wysyłki.

W ciągu kilku lat zmieniły się nieco procedury obsługi sprzedaży i nadszedł czas aby stworzyć nowe instrukcje. W niedługim czasie planowałem zatrudnić nowego pracownika i chciałem w jakiś sposób przygotować na nowo taką instrukcję dla obsługi zamówień z Allegro i ze sklepu internetowego.

Tym razem postanowiłem skorzystać z programu do tworzenia instrukcji wideo. Włączyłem nagrywarkę Camtasia Studio i po prostu pokazałem na ekranie, klikając i wskazując myszką. Przeszedłem przez kolejne czynności jakie wykonuję w trakcie obsługi wysyłki wyjaśniając wszystko słownie po prostu mówiąc do mikrofonu: od ściągnięcia wyciągów bankowych i uruchomienia odpowiednich programów do wydruków gotowych nalepek na paczki.

Tym razem stworzenie wszystkich instrukcji zajęło mi nie więcej niż godzinę!

Kiedy kilka tygodni później zatrudniłem osobę do obsługi sprzedaży po prostu wręczyłem jej płytę z nagraniami wideo (odpowiednio wcześniej opisanymi w Camtasia Studio). Już 2 dni później (akurat był weekend) ta osoba z łatwością zaczęła sama obsługę sprzedaży na Allegro. Od tego momentu niemal w ogóle tym się nie zajmuję.

W podobny sposób możesz bardzo szybko zrobić instrukcje do wszystkich swoich czynności w firmie. W pierwszej kolejności zacznij od obsługi programów komputerowych. To bowiem można zrobić najszybciej.

Podobnie możesz sfilmować również rzeczy, które odbywają się poza komputerem. Czasem wystarczy nawet nagranie wideo za pomocą telefonu komórkowego. Pamiętaj, że w tym przypadku nie jest konieczna wysoka jakość. To jest nagranie do użytku wewnętrznego w firmie, a nie na sprzedaż.

W Camtasia Studio możesz później uzupełnić takie nagranie dodatkowymi wskazówkami i połączyć wideo z kamery z komentarzem słownym, opisami itp. Program produkuje zarówno materiał wideo na dysk DVD, audio na płyty CD oraz do publikacji w internecie.

Dzięki temu możesz delegować za pomocą instrukcji wideo nawet  na odległość. Ja w ten sposób właśnie zatrudniam i instruuję osoby do przepisywania. W podobny sposób przygotowuję teraz również opisy innych stanowisk pracy. Wszystko zaczyna się od systematyzacji i opisu stanowisk, które najłatwiej zrobić za pomocą instrukcji wideo.

Za pomocą instrukcji wideo przeprowadzałem również praktyki. Wówczas przydaje się do tego jeszcze jakaś platforma edukacyjna, gdzie można stopniowo dodawać nagrania oraz przydzielać zadania.

To wszystko sprawia, że instrukcje wideo pomagają w automatyzacji rozwoju firmy. Każdą instrukcję można bardzo szybko nagrać, wrzucić na serwer i udostępnić innym osobom, które przejmują od ciebie pracę i wykonują zgodnie z twoimi wskazówkami.

Automatyzacja rozwoju firmy za pomocą wideo, systemów publikacji w internecie i platformy edukacyjnej będzie również przedmiotem warsztatu “Sztuka Instrukcji Wideo“. Wspólnie z moim biznesowym partnerem Lechem Nowakiem pokażemy ci w jaki sposób można to wszystko zrobić w praktyce – aby twoja firma mogła się szybciej rozwijać.