Otrzymujesz zapytania z Internetu? Widzisz, że ludzie interesują się tym co oferujesz im na stronach internetowych? W jaki sposób dalej ich obsługujesz? Co robisz aby zostali twoimi klientami?

Przede wszystkim pamiętaj aby odpowiedzieć na e-maila. Odpowiedź na wiadomość oznacza, że poważnie traktujesz jego autora. Jednak nie na każdy e-mail musisz odpisywać. Masz prawo oczekiwać, że również ciebie potencjalny klient będzie poważnie traktował. Jeżeli więc zdarzą ci się wiadomości od jakiś żartownisiów, to najlepiej zignoruj je.

Im szybciej odpowiesz, tym lepiej. Po pierwsze podobne zapytanie potencjalny klient mógł wysłać również do konkurencji, a po drugie zrobisz dobre wrażenie. Wiele razy klienci najbardziej dziękowali mi za szybkość. Każdy bowiem chce jak najszybciej rozwiązać swój problem.

Nie oznacza to jednak, że musisz bez przerwy siedzieć przed komputerem. Wystarczy odpowiadać raz dziennie.

Odpowiadając na potencjalnemu klientowi na pytania staraj się przede wszystkim skupić się na tym co go najbardziej interesuje. Nie zawsze to jest do końca jasne. Dlatego ja często zadaję dodatkowe uzupełniające pytania. Jeżeli potencjalny klient podał numer telefonu, to zdarzało się, że dzwoniłem do takiej osoby i wypytywałem o dodatkowe szczegóły.

Robiłem tak wiele razy kiedy organizowałem wyjazdy na naukę do Australii. Często bowiem, aby dobrze przygotować ofertę, musiałem znać wiele różnych faktów, których w mailu nie dostałem. Mimo, że najczęściej był to mail z formularza internetowego. Ta aktywność z mojej strony robiła zawsze dobre wrażenie.

Nie staraj się w odpowiedzi napisać od razu jak najwięcej. Często lepiej jeżeli skorzystasz z przygotowanych wcześniej stron internetowych. W mailu podaj linki do wybranych stron.

Zapytania, które będziesz otrzymywać, z czasem zaczną się powtarzać. Dlatego polecam skorzystanie z opcji podpisów w programie pocztowym. Możesz w ten sposób zapisać najczęstsze odpowiedzi i bardzo szybko wstawiać je do odpowiedzi.

Ja stosuję jeszcze jedną metodę. Kiedy wysyłam do kogoś odpowiedź na jedno pytanie, to w pole „DW” (Do Wiadomości) wpisuję swój adres e-mail, a w temacie odpowiedzi wpisuję treść tego pytania. Dzięki temu ta odpowiedź wraca również do mnie. Maila z taką odpowiedzią wrzucam do oddzielnego folderu „Pytania-Odpowiedzi”.

Później bardzo łatwo w tym folderze mogę przejrzeć i odszukać odpowiedź, którą już kiedyś udzielałem. Dzięki temu oszczędzam mnóstwo czasu na pisanie.

Pamiętaj, aby w mailu się podpisać. A pod podpisem  warto dodać PS (postscriptum) z jakąś ważną wiadomością. Tak to już zazwyczaj jest, że jeżeli ktoś nie ma czasu na przeczytanie całego maila, to rzuca często okiem tylko na początek i koniec.

Jeżeli masz jakieś uwagi czy komentarze, to proszę podziel się nimi ze mną.