Zachęcałem Cię już do tego, abyś wziął odpowiedzialność za terminową dostawę przesyłki. Nie czekaj jednak, aż klient poinformuje Cię, że przesyłka już doszła. Po kilku dniach od wysyłki Ty sam zapytaj klienta, czy już otrzymał zamówiony produkt.
Możesz to zrobić na przykład w sposób, jaki robi to księgarnia „Twoja Książka”. Po jakimś czasie od zrealizowania zamówienia księgarnia ta wysyła emaila, w którym jest między innymi taka treść:
Kilkadziesiąt dni temu zrealizowaliśmy i wysłaliśmy Pana zamówienie.
Jeszcze raz chcielibyśmy podziękować za jego złożenie, a przy
okazji upewnić się, że przesyłka dotarła do właściciela
na czas i w dobrym stanie (nieuszkodzona).
Mamy nadzieję, że dokonany zakup przyniesie Panu wiele satysfakcji.
Jak widać, nie tylko sprawdzają czy przesyłka dotarła, ale dodatkowo jeszcze pytają w jakim stanie! Może się bowiem zdarzać, że przesyłki docierają w stanie uszkodzonym, a klienci Ciebie o tym nie informują, tylko po prostu więcej już nie zamawiają. Takie pytanie jest więc swego rodzaju badaniem, czy klient jest zadowolony ze sposobu wysyłki, jaki stosujesz w swojej firmie.
No cóż… treść wiadomości wymagałaby gruntownego przebudowania.
Co do samej treści pytania, to z moich doświadczeń wynika (wdrażałam takie teksty już w 2003 roku), że taki mail jest bezużyteczny – jeśli klient dostanie w złym stanie, to na 100% nas o tym od razu powiadomi. Jak nie dostanie przesyłki w ciągu dwóch dni od informacji o wysłaniu, to robi już aferę. Z tej perspektywy taki mail jest niepotrzebny.